Samenwerkingsovereenkomst

17 april 2025

Ondertekening en Samenwerkingsovereenkomst 

Ondergetekenden,
Stichting Fien Wonen -
Stichting Huurdersraad Hardinxveld-Giessendam
Vereniginging Huurders Belang Zederik

Ondergetekenden 1 en 2 gezamenlijk te noemen: partijen Overwegende dat:

·         Fien Wonen verantwoordelijk is voor het beleid en beheer van haar woningen en de huurders en andere bewoners) direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn;

·         Daadwerkelijke betrokkenheid en invloed van de zijde van de huurders bevorderlijk zijn voor goede en consistente dienstverlening en effectief beheer, om slagvaardig te kunnen inspelen op de wens van de (toekomstige) huurders;

·         Fien Wonen de belangen van huurders van haar woningen erkent en middels deze afspraken de invloed van huurders op zijn beleid wil waarborgen;

·         HRHG en HBZ door Fien Wonen worden erkend als de onafhankelijke en zelfstandige gesprekspartners voor alle onderwerpen van beheer en beleid die voor de (toekomstige) huurders van belang (kunnen) zijn;

·         HRHG en HBZ ernaar streven de belangen te behartigen van alle huurders van Fien Wonen en zich inzetten voor goed wonen;

·         Partijen dicht bij de huurders staan en weten wat er onder hen leeft en (pro)actief huurders betrekken bij de te maken afwegingen en besluitvorming;

·         Door partijen creatieve manieren worden gezocht om huurders meer te betrekken en verschillende middelen en participatievormen kunnen worden ingezet;

·         Voor overleg en samenwerking een goede onderlinge verstandhouding van belang is. Partijen werken samen op basis van vertrouwen met een gezond (zelf)kritisch vermogen;

·         Partijen betrokken zijn en elkaars kennis, kunde en ervaring als toegevoegde waarde ervaren. Het doel is om elkaar in een zo vroeg mogelijk stadium te informeren, bevragen en betrekken, in het belang van de huurders;

·         De samenwerking tot doel heeft:

o    Het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen;

o    Het bevorderen van een goede relatie tussen huurders en verhuurder;

o    Het laten aansluiten van het beleid bij de behoefte van de (toekomstige) huurders;

o    Het bevorderen van een goede verhouding tussen huurprijs en kwaliteit van de woning;

o    Een aanbieden van een passend gevarieerd woningaanbod; en komen het volgende overeen:

1.           Kader

          Op deze samenwerkingsovereenkomst zijn van toepassing:

·   De Wet op het overleg Huurders Verhuurders (Wohv) die regels bevat over het recht op informatie, agendering, overleg, (gekwalificeerd) advies en instemming. In de Wohv zijn tevens de voorwaarden vastgelegd waaraan huurdersorganisaties en bewonerscommissies moeten voldoen om voor erkenning in aanmerking te komen en regels over financiering, scholing en het inhuren van deskundigen;

·   De Woningwet (Ww) en het daaruit voortvloeiende Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (Btiv). Hierin zijn regels opgenomen over de te verrichten activiteiten vanuit Fien Wonen, en ook over de betrokkenheid de huurdersorganisaties via het indienen van zienswijzen, het doen van voordrachten voor de RvC en het (gelijkwaardig) overleg over prestatieafspraken;

·   De statuten van Fien Wonen, waaronder het werkgebied, taak- en doelstelling en de rechten en plichten van de stichting;

·   De statuten van de HRHG en HBZ, waarin de regels en werkwijzen zijn opgenomen om een goede invulling te kunnen geven aan de doelstellingen van de stichting, respectievelijk de vereniging.

2.           Doelen en vormgeven betrokkenheid

Artikel 1

1. De samenwerkingsovereenkomst is opgesteld met het doel:

a. HRHG en HBZ goede mogelijkheden te bieden om de (collectieve) belangen te behartigen van degenen die ze vertegenwoordigen;

b.       De taken en bevoegdheden van partijen te verduidelijken;

c. Regels en procedures af te spreken ter structurering van het overleg tussen partijen;

d. Het bevorderen van gelijkwaardig en goed overleg tussen partijen.

2. Fien Wonen attendeert nieuwe huurders actief op het bestaan van HRHG en HBZ en een bewonerscommissie (voor zover van toepassing). Nieuwe huurders ontvangen schriftelijke informatie over de huurdersorganisaties als onderdeel van de verhuurdersmap. Deze informatie wordt door de huurdersorganisaties aangeleverd en actueel gehouden. Deze informatie wordt ook op de website van Fien Wonen geplaatst.

3. Partijen bevorderen gezamenlijk de betrokkenheid van huurders. Het is de bedoeling om huurders zo informeel en vroeg mogelijk mee te laten denken, op thema’s waarin zij geïnteresseerd zijn of waarover zij specifieke kennis hebben. Partijen bevorderen dit door themabijeenkomsten, werkgroepen en (digitale) panels rond een bepaald onderwerp te organiseren. Naast participatie op beleidsniveau kunnen huurders ook op projectniveau meedenken, bij verduurzamings-, onderhouds- en nieuwbouwprojecten. Fien Wonen probeert complexgericht een groep betrokken bewoners te vormen, zogenaamde Klankbordgroep(en), die zich kan laten ondersteunen door HRHG of HBZ e.e.a. zoals is vastgelegd in het vigerend Sociaal Plan voor Sloop en Renovatie.

4. Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving voor het overleg tussen partijen zal de samenwerkingsovereenkomst — zo nodig — (tussentijds) worden bijgesteld.

3.          Erkenning en representativiteit

Artikel 2

Fien Wonen erkent HRHG en HBZ als gesprekspartners voor alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurders van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat:

1. HRHG en HBZ alle huurders van de woningen, waarvoor ze de belangen behartigt, in de gelegenheid stelt om zich bij haar aan te sluiten;

2. Het bestuur van HRHG en HBZ wordt gekozen of aangewezen door en uit de huurders die ze vertegenwoordigen;

3. HRHG en HBZ de huurders op de hoogte houden van hun activiteiten en hen betrekt bij hun standpuntbepaling;

4. HRHG te Hardinxveld-Giessendam en HBZ te Vijfheerenlanden ten minste éénmaal per jaar een vergadering uitschrijft voor de huurders van de gemeente die HRHG, respectievelijk HBZ vertegenwoordigen, waarin ze (financiële) verantwoording afleggen van haar activiteiten in het verstreken jaar en haar plannen bespreekt voor het eerstvolgende jaar en deze vaststelt.

5. Alle bestuursleden van HBZ en HRHG ondertekenen een geheimhoudingsverklaring.

4.           Het overleg tussen partijen

Artikel 3

1. Partijen voeren regelmatig overleg over alle onderwerpen die voor de huurders en huurdersorganisaties van belang zijn.

2. Het zwaartepunt van het overleg tussen (het bestuur van) HRHG en HBZ en Fien Wonen ligt bij de onderwerpen die zich op verhuurdersniveau afspelen. De in bijlage 1 genoemde onderwerpen zullen, wanneer daartoe aanleiding bestaat, aan de orde worden gesteld.

3. Het overleg vindt ten minste viermaal per jaar plaats of zoveel vaker als één of meerdere partijen dat noodzakelijk acht(en).

Artikel 4

1. Fien Wonen wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door de directeur-bestuurder of daartoe belaste medewerker(s), eventueel vergezeld van één of meer functionarissen van of namens Fien Wonen.

2. HRHG en HBZ worden in de overlegvergadering vertegenwoordigd door hun bestuur of de door hun bestuur aangewezen bestuursleden, al dan niet bijgestaan door één of meer huurders, medewerkers of adviseurs.

3. Het bestuurlijk overleg wordt voorgezeten door Fien Wonen. Partijen kunnen een afwisseling van het voorzitterschap nader afspreken.

4. De datum en agenda van het overleg worden gezamenlijk en in overleg bepaald en worden (ten minste twee weken) voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers toegezonden.

5. Het verslag van het bestuurlijk overleg wordt opgesteld door Fien Wonen en wordt binnen 1 maand na het overleg aan de deelnemers toegezonden. Bij het verslag zal een actielijst/afsprakenlijst met afhandelingstermijnen worden gevoegd. Het verslag wordt in het volgende overleg vastgesteld.

6. Fien Wonen voert ten minste eenmaal per jaar met HRHG en HBZ informeel overleg, niet zijnde bestuurlijk overleg, over verstrekte informatie als bedoeld in artikel 3.

5.           Recht op informatie en agendering

Artikel 5

1. Fien Wonen informeert HRHG en HBZ zoveel mogelijk vooraf en kosteloos over alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurdersorganisaties van wezenlijk belang kunnen zijn.

2. Met betrekking tot de lokale woonopgave (prestatieafspraken) hebben de huurdersorganisaties van een corporatie recht op dezelfde informatie als de gemeente.

3. Partijen hebben een gedeelde verantwoordelijkheid om onderwerpen te agenderen. HRHG en HBZ kunnen daarbij gebruik maken van hun agenderingsrecht.

4. De informatieverstrekking van Fien Wonen aan HRHG en HBZ omvat in elk geval:

a. De achterliggende informatie ten aanzien van de huurprijs zoals energielabels en -indices (inclusief bijlagen), WOZ-waarden, WWS-puntentellingen, huidig huurprijsniveau;

b. Onderhoudsbegrotingen en investeringen bij sloop en nieuwbouw of renovatie;

c. Het jaarverslag, de jaarrekening, de begroting en de (financiële) meerjaren prognoses van de verhuurder;

d.  De contracten en roosters met betrekking tot de servicekosten, metingen en adviezen van derden en berekeningen met betrekking tot de collectieve stookkosten;

e. Alle collectieve correspondentie en informatie gericht aan de huurders die betrekking heeft op complex gebonden zaken en werkzaamheden, uitgezonderd individuele privézaken;

f.  De verbeteringen/investeringen die bij een complexmatige aanpak leiden tot een huurverhoging;

g. Nieuwbouwprojecten.

5.  Fien Wonen informeert de bewonerscommissie(s) tijdig en kosteloos over alle onderwerpen van beleid en beheer die voor huurders van hun complex van wezenlijk belang kunnen zijn. E.e.a. volgens het met betreffende bewonerscommissies afgesloten reglement;

6. Artikel 5.5 geldt ook voor werkgroepen, (digitale) panels, klankbordgroepen en andere participatievormen die beleidsmatig of projectmatig meedenken;

7. Partijen kunnen nadere afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken.

Artikel 6

HRHG en HBZ stellen tenminste de volgende schriftelijke informatie ter beschikking aan Fien Wonen:

a. De statuten en de reglementen van de huurdersorganisatie;

b. De namen en adressen van de bestuursleden;

c. De namen en adressen van de aangesloten organisaties en commissies;

d. het (financieel) jaarverslag;

e. De begroting;

f.  De wijze waarop zij de bescherming van persoonsgegevens hebben ingericht om datalekken te voorkomen.

6.           Advies- en overlegrecht

Artikel 7

1. HRHG en HBZ hebben voor Fien Wonen een belangrijke adviserende functie. Niet alleen met een advies achteraf, maar bij voorkeur bij de totstandkoming en/of wijziging van beleid.

2. Per onderwerp wordt de mate van betrokkenheid van de HRHG en HBZ bepaald: ‘vooraf betrekken’, ‘alleen goed informeren’ of ‘achteraf advies’.

3. Indien een van de partijen (extra) informatie of overleg wenst, stellen de andere partijen hem daartoe in de gelegenheid.

4. Bij vooraf betrekken wordt gezamenlijk gewerkt aan een voorstel. Ondanks de vroege betrokkenheid krijgen HRHG en HBZ de gelegenheid om een schriftelijk gekwalificeerd advies uit te brengen

5. Bij adviesaanvragen worden de wettelijke termijnen uit de Wohv gehanteerd.

6. HRHG en HBZ dienen binnen zes weken te reageren op een verzoek om gevraagd gekwalificeerd advies door de verhuurder, tenzij een langere termijn wordt overeengekomen. Als de (overeengekomen) termijn zonder bericht vooraf wordt overschreden, wordt aangenomen dat HRHG en HBZ met het voorstel instemmen. Een gekwalificeerd advies kan worden gevraagd aan HRHG en HBZ gezamenlijk, maar ook separaat voor zaken die hun eigen gemeente betreft.

7. Op een door HRHG en HBZ uitgebracht schriftelijk gekwalificeerd advies op verzoek van Fien Wonen reageert Fien Wonen uiterlijk binnen twee weken na ontvangst, schriftelijk en gemotiveerd, tenzij een langere termijn wordt overeengekomen. Als de (overeengekomen) termijn wordt overschreden, dient Fien Wonen het advies over te nemen.

8. HRHG en/of HBZ kunnen zelf ook ongevraagd een gekwalificeerd advies aan Fien Wonen uitbrengen. Hiervoor gelden dezelfde reactietermijnen als voor punt 6 en 7 van dit artikel.

9. Een voornemen tot wijziging van beleid kan worden uitgevoerd als HRHG en HBZ-schriftelijk hebben aangegeven geen bezwaar te hebben tegen het voornemen of als de gestelde (of overeengekomen) termijn voor het uitbrengen van advies is verstreken.

7.           Instemmingsrecht

Artikel 8

1. Met betrekking tot het servicekostenbeleid hebben HRHG en HBZ wettelijk gezien instemmingsrecht.

2. Fien Wonen zal over genoemd onderwerp geen besluit nemen, dan wel tot uitvoering van een besluit overgaan, alvorens daarover overeenstemming te bereiken met HRHG en HBZ.

3. Fien Wonen neemt het initiatief tot dit voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg.

8.           Financiële regeling en andere faciliteiten

Artikel 9

1. Fien Wonen stimuleert en ondersteunt HRHG en HBZ in materiële en immateriële zin bij hun activiteiten, voor zover deze noodzakelijk zijn voor:

a. De opbouw en instandhouding van de huurdersorganisaties, zoals bijvoorbeeld de werving van bestuursleden, bewonerscommissies, contactpersonen, werkgroepen, ledenraadplegingen, klankbordgroepen;

b. De samenwerking met huurders, bewonerscommissies en andere partijen;

c. Het op de hoogte houden van huurders, bewonerscommissies en werkgroepen en hen betrekken bij de standpuntbepaling;

d. Het overleg met Fien Wonen;

e. Deskundigheidsbevordering van de bestuursleden en andere bij HRHG en HBZ betrokken huurders;

f.  Extern advies op administratief, inhoudelijk en communicatief gebied;

g. Kosten die HRHG,HBZ en bewonerscommissies en klankbordgroepen maken voor de belangenbehartiging zoals drukwerk- of kopieerkosten.

Fien Wonen draagt de kosten voor voornoemde punten a t/m g.

2. Fien Wonen draagt de kosten voor het lidmaatschap van de landelijke belangenorganisatie voor huurders, de Nederlandse Woonbond, en voor de aansluiting bij eventuele regionale of lokale bundelingen van huurdersorganisaties (bijvoorbeeld ten behoeve van de prestatieafspraken).

3. Fien Wonen draagt de kosten van wijziging van de statuten van HRHG en HBZ bij hun adviseurs en/of de notaris.

4. Jaarlijks, uiterlijk 1 november, dienen HRHG en HBZ een begroting in op basis van beleidsvoornemens voor de in lid 1 bedoelde activiteiten. De begrotingsposten en gehanteerde normeringen zijn voor beide huurdersorganisaties gelijk. Tevens leggen HRHG en HBZ jaarlijks, uiterlijk eind februari van ieder jaar, door indiening van het financieel overzicht van het voorgaande jaar, aan Fien Wonen verantwoording af over de besteding van de beschikbare gelden.

5. De bijdrage van Fien Wonen zal in januari van ieder kalenderjaar ter beschikking worden gesteld als is voldaan aan de vereisten van het vierde lid.

6. In geval van vragen over de besteding van de budgetten, onvoorziene uitgaven of specifieke projecten vindt overleg plaats.

7. Reservering van de door Fien Wonen ter beschikking gestelde budgetten is mogelijk.

9.           Geschillenregeling

Artikel 10

Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze overeenkomst kunnen - in aanvulling op de wettelijke mogelijkheden bij de huurcommissie en de rechter - worden voorgelegd aan de Klachtencommissie Wonen Zuid-Holland (www.kcwzh.nl). Dit geldt ook voor de huurders van Fien Wonen in de gemeente Vijfheerenlanden.

10.      Duur en wijziging van deze overeenkomst

Artikel 11

1. Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van ondertekening van de overeenkomst.

2. Elke vierjaar vanaf de datum van ondertekening zullen overeenkomst, aard en inhoud van het overleg door partijen worden geëvalueerd. Na het verstrijken van deze termijn kan deze overeenkomst telkens stilzwijgend worden verlengd met steeds één jaar.

3. Partijen kunnen deze overeenkomst opzeggen. Voordat de overeenkomst kan worden opgezegd, zal er overleg tussen partijen plaatsvinden. Eenzijdige opzegging geschiedt schriftelijk en gelet op de inhoud en strekking van deze overeenkomst met redenen omkleed en met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal zes maanden.

4. Deze overeenkomst kan worden gewijzigd als partijen hierover overeenstemming hebben bereikt. De wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en ondertekend door partijen.

11.      Bijlagen

•    Bijlage 1 - Schema ‘onderwerpen en bevoegdheden’

•    Bijlage 2 – Selectieprocedure directeur-bestuurder Fien Wonen

•    Bijlage 3 – Handreiking ‘De Huurderscommissaris’ van VTW & De Nederlandse Woonbond

Aldus overeenkomen, met inachtneming van de bijlage 1, 2 en 3, te Hardinxveld-Giessendam, 17 april 2025

Namens Fien Wonen A. Tukker Directeur-bestuurder

Namens HRHG M. Stek Voorzitter

Namens HBZ L. Smit Voorzitter

Bijlage 1 - Schema onderwerpen en bevoegdheden

Het getal in de laatste kolom geeft de bevoegdheden aan van de beide huurdersorganisaties (HRHG en HBZ) van Fien Wonen.

Legenda bevoegdheden:

1.       Informatierecht:  dit geldt voor alle in dit schema genoemde onderwerpen;

2.       Gekwalificeerd adviesrecht: dit is het in de Wohv omschreven adviesrecht;

3.       Instemmingsrecht:  alleen met instemming van de huurdersorganisaties;

4.       Zienswijze:17 april 2025 dit geldt alleen op onderdelen van de Woningwet en het bod over de prestatieafspraken.

Het informatierecht en agenderingsrecht gelden voor alle onderwerpen die rechtstreeks te maken hebben met de betreffende woongelegenheden of woonomgeving daarvan, ook als ze niet in dit schema of de wet staan of (in de samenwerkingsovereenkomst) extra zijn overeengekomen.

Voetnoot

* Zie bijlage 2 – Selectieprocedure directeur-bestuurder Fien Wonen

** Zie bijlage 3 – Handreiking ‘De Huurderscommissaris’ van VTW & De Nederlandse Woonbond

Adviesrecht huurdersraden bij werving en selectie directeur-bestuurder Fien Wonen

De RvC streeft er bij de werving en selectie van een nieuwe directeur-bestuurder naar tot een optimale samenwerking met alle betrokkenen te komen. Dat betreft zowel het MT, de OR als een afvaardiging van de huurdersorganisatie.

Het proces bestaat in grote lijnen uit drie belangrijke stappen:

·         Intake t.b.v. vaststellen profiel
         Selectie

·         Advisering en besluitvorming

Beschrijving proces

Het begeleidend wervingsbureau stelt op basis van de schriftelijke informatie en aanvullende gesprekken een conceptprofiel op. Het concept functieprofiel wordt voorgelegd aan de huurdersraden, de OR en het MT en vervolgens wordt een definitief profiel vastgesteld.

Daarna start de werving door middel van search, social media en een advertentie.

Na beoordeling van alle reacties door het wervingsbureau wordt een voorselectie gemaakt. Het wervingsbureau spreekt daarvoor met (maximaal) circa 15 kandidaten.

Er wordt een selectiecommissie samengesteld, waarin de huurdersraden elk één persoon mogen afvaardigen. In de selectiecommissie zullen ook de RvC, het MT en de OR vertegenwoordigd zijn.

Na de voorselectie door het wervingsbureau volgt een bespreking van de shortlist met circa 6 tot 8 kandidaten met de selectiecommissie.

De afgevaardigden van de huurdersraden krijgen volledige inzage in de brieven en cv’s van de (6 à 8) kandidaten, maar mogen deze niet verspreiden aan derden. Indien zij in de procedure ruggespraak willen plegen met medebestuurders, kunnen deze de brieven en cv’s inzien ten kantore van Fien Wonen, desgewenst in de vorm van een bestuursvergadering.

Er wordt een aantal (circa 5) kandidaten geselecteerd om gesprekken met de selectiecommissie te voeren in de 1^ste selectieronde.

In de 2^de selectieronde voeren kandidaten een gesprek met (alleen) de gehele RvC. Tijdens dit gesprek vindt verdieping plaats, bijvoorbeeld door het geven van een presentatie of behandeling van een casus. Dit wordt gezamenlijk door de selectiecommissie voorbereid.

De RvC kiest uiteindelijk de kandidaat.

---///\\\---

Hardinxveld-Giessendam, maart 2025